Administrasi Perkantoran Pengertian, Tujuan, Fungsi, Prinsip, Skala Prioritas, dan Mengevaluasi penggunaan Manajemen Waktu Kelas XI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang

Mengatur waktu secara rapi dan efektif bukanlah pekerjaan yang mudah apalagi berupaya untuk mentaatinya secara konsisten dan persisten. Sebagai anak muda dan mahasiswa anda pasti akan memiliki sekian banyak kegiatan dan tantangan baru, peran dan sekaligus tanggung jawab serta prioritas lain yang harus anda lakukan. Semua kegiatan dan tuntutan itu akan selalu bersaing merebut waktu dan perhatian anda. Kunci dari manajemen waktu adalah perencanaan (planning)! Tanpa ini, anda tidak akan pernah berhasil menata waktu apalagi meraih hasil optimal. Betapa pun enggannya anda karena terkesan membosankan, namun menyusun daftar panjang kegiatan ini-itu yang harus dilakukan, menyisihkan waktu sejenak untuk berpikir mana dari daftar itu yang harus dipilih terlebih dahulu untuk dilaksanakan esok hari, lusa, minggu depan atau bulan depan, adalah momen paling kritis bagi anda untuk mengontrol waktu ‘hidup’ anda sendiri. Procrastinator adalah orang yang amat suka menunda pekerjaan hingga jelang hari atau menit akhir dari batas waktu.

Tindakan menunda pekerjaan hingga jelang dead-line disebut procrastination. Jika hal ini dibiarkan berlangsung terus menerus jelas akan menjadi kebiasaan belajar yang buruk. Bahkan, kebiasaan ini akan terus membudaya di saat anda sudah bekerja sebagai profesional atau pengemban profesi yang akibatnya adalah kinerja anda tidak akan optimal, stress berat, berdampak buruk pada kesehatan fisik hingga kegagalan. Oleh karena itu, biasakan diri anda untuk tidak menjadi procrastinator.

1.2     Rumusan Masalah

1.2.1 Apa yang dimaksud dengan manajeman waktu?

1.2.2 Apa tujuan adanya manajemen waktu?

1.2.3 Apa saja fungsi manajemen waktu?

1.2.4 Apa saja prinsip manajemen waktu?

1.2.5 Apa saja factor penghambat pengelolaan waktu?

1.2.6 Bagaimana menyusun skala prioritas manajemen waktu?

1.2.7 Bagaimana mengevaluasi penggunaan waktu?

1.3     Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui bagaimana cara menyusun manajemen waktu

dengan baik

          1.3.2 Untuk menghindari penggunaan waktu yang terbuang

1.4     Metodologi Penulisan

Metode yang digunakan dalam membuat makalah ini adalah dengan mencari informasi di buku dan internet yang berhubungan dengan judul makalah ini.

1.5     Manfaat Penulisan

Dengan membaca Makalah “Manajemen Waktu” ini, diharapkan pembaca dapat menjalankan atau melakukan penyusunan skala prioritas manajemen waktu dalam melakukan suatu pekerjaan.

 

1.6     Sistematika Penulisan

Rancangan sistematika makalah ini terdiri atas beberapa bab yang kami rinci sebagai berikut.

BAB I  : PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, rumusan penulisan, tujuan penulisan,

metodologi penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB II : PEMBAHASAN

Berisi tentang hal – hal yang berhubungan dengan manajemen waktu.

BAB III         : PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan isi makalah dan saran

yang kami berikan untuk pembaca makalah ini.

  

BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Pengertian Manajemen Waktu

Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian. Manajemen waktu merupakan alat yang efektif untuk membantu seseorang maupun organisasi meraih sasarannya sehingga penting untuk memahami dan mengamalkan ilmu manajemen waktu.

Bagaimana pun juga, waktu adalah karunia Allah SWT yang bersifat tidak dapat disimpan, tidak dapat diulang, dan tidak dapat dihentikan. Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan tersebut.Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak.

 

2.2     Tujuan Manajemen Waktu

a.    Melaksanakan dan mengevaluasi strategi yang kita pilih secara efektif dan efisien

b.    Mengevaluasi kinerja, meninjau, dan mengkaji ulang situasi serta melakukan berbagai penyesuaian dan koreksi jika terdapat penyimpangan di dalam pelaksanaan strategi.

c.    Senantiasa memperbaharui strategi yang kita rumuskan agar sesuai dengan perkembangan lingkungan eksternal.

d.    Senantiasa meninjau kembali kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman peluang yang ada

e.    Senantiasa melakukan inovasi atas kegiatan sehingga kita hidup kita lebih teratur.

2.3     Manfaat Manajemen Waktu

a.    Membantu kita membuat strategi yang lebih baik dengan menggunakan pendekatan yang lebih sistematis, logis, rasional pada pilihan strategis.

b.    Merupakan sebuah proses bukan keputusan atau dokumen. Tujuan utama dari proses adalah mencapai pengertian dan komitmen dari apa yang kita rencanakan.

c.    Proses yang kita laksanakan menyediakan pemberdayaan individual. Pemberdayaan adalah tindakan memperkuat pengertian diri sendiri mengenai efektivitas dengan mendorong dan menghargai usaha kita untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan dan latihan inisiatif serta imajinasi.

d.    Meningkatkan kesadaran kita akan ancaman eksternal sehingga kita akan terbiasa mempersiapkan rencana lain atas kejadian yang tidak diinginkan dari factor luar.

e.    Kita dapat mengetahui dengan  lebih baik mengenai strategi pesaing sehingga kita akan lebih mudah menghadapinya.

f.     Berkurangnya penolakan kita terhadap perubahan karena kita telah mempersiapkan rencana atas perubahan tersebut.

g.    Memungkinkan kita untuk identifikasi, penentuan prioritas, dan eksploitasi peluang yang terbaik atas permasalahan dan pilihan keputusan.

h.    Kita dapat merepresentasikan kerangka kerja untuk aktivitas kontrol dalam kehidupan sehari-hari dengan lebih baik yang dapat mengatur rencana kegiatan kita.

i.      Memungkinkan alokasi sumber daya dan waktu yang lebih sedikit  bagi kita untuk mengoreksi keputusan yang salah atau tidak terencana.

j.     Menciptakan kerangka kerja  komunikasi internal dengan orang lain.

k.    Membantu mengintegrasikan perilaku individu kita kedalam kelompok atau golongan.

l.      Mendorong pemikiran ke masa depan, sebab dengan mempelajari manajemen kita telah belajar menganalisa rencana.

m.  Menjadikan kita kooperatif, terintegrasi, dan antusias untuk menghadapi masalah dan peluang.

n.    Mendorong terciptanya sikap positif akan perubahan dalam diri kita

o.    Memberikan tingkat kedisiplinan dan formalitas kepada manajemen kegiatan kita.

 2.4     Prinsip-prinsip Penyusunan Manajemen Waktu

a.    Selalulah aktif, bukan reaktif

Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda daripada reaktif terhadap setiap tuntutan yang Anda temui. Tentukan apa saja yang penting bagi Anda, dan katakan "tidak" terhadap segala sesuatu yang bertentangan.

b.    Tentukan sasaran

Dengan menentukan sasaran, Anda tahu tujuan Anda. Tanpa sasaran, Anda akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan2 dan persoalan2 yang tidak pasti, dengan pandangan sempit atas akibat yang mungkin timbul dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.

c.    Tentukan prioritas dalam tindakan Anda

Begitu Anda telah menentukan sasaran, Anda perlu menentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran2 itu. Kunci dalam menentukan prioritas adalah dengan mengidentifikasikan apa yang penting dari aktivitas Anda secara tepat dan menentukannya sebagai prioritas.

d.    Pertahankan fokus Anda

Maksimalkan produktivitas Anda dengan berkonsentrasi pada satu proyek yang utama satu persatu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan Anda, pantaulah perkembangannya hingga proyek itu selesai. Apa pun yang Anda lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan Anda.

e.    Ciptakan tanggal waktu yang realistis

Tanggal waktu yang realistis dapat membantu Anda tetap fokus pada sasaran jangka panjang dan terutapa pada prioritas jangka pendek.

f.     Lakukan sekarang (DO IT NOW)

D = Divide. Bagi menjadi tugas yang lebih kecil

O = Organize. Aturlah bagaimana melakukannya

I = Ignore. Abaikan gangguan yang mengalihkan perhatian

T = Take. Ambil kesempatan mengetahui bagaimana melakukannya

N = Now. Sekarang

O = Opportunity. Ambil keuntungan dari kesempatan

W = Watch out. Waspada pada pemborosan waktu.

g.    Seimbangkan hidup Anda

Untuk menerapkan prinsip2 manajemen waktu yang kreatif ini tidak hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dalam gergaul dan beraktivitas mengisi waktu luang. Jadi seimbangkanlah hidupAnda seperti menciptakan waktu bagi diri  sendiri, sahabat, saudara, dan yang lainnya.

2.5     Faktor penghambat pengelolaan waaktu

Kadang kala rencana-rencana tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat kelancaran Pengelolaan Waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain:

a.    Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati

b.    Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah

c.    Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama

d.    Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting

e.    Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu

f.     Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya

g.    Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa

2.6     Menentukan skala prioritas manajemen waktu

Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas segala sesuatu yang diutamakan. Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas :

a.    Tingkat Urgensinya, yang mana yang harus didahulukan

b.    Kesempatan yang dimiliki

misalnya : obat, saat sakit menjadi hal utama dan yang lain menjadi hal

kedua

c.    Pertimbangan Masa deman, agar masa depan gemilang kita perlu mendapatkan pendidikan maka dari itu pendidikan beserta    pelengkapnya harus di utamakan juga

d.    Kemampuan diri

e.    Tingkat pendapatan

f.     Status Sosial

g.    Lingkungan

NO.	KATEGORI	KARAKTERISTIK
1	Jangan Dikerjakan	a. Masalah dapat hilang tanpa diatasi
		b. Sudah kadaluarsa atau lampau
		c. Dapat dikerjakan oleh orang lain
2	Dikerjakan Nanti	a. Tidak disertai jatuh tempo
		b. Dapat ditunda
		c. Dapat diperlambat
		Alasan penundaan tugas:
		a. Tidak ingin memulai
		b. Tidak tahu berawal dari mana tuk memulai
		c. Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai
3	Dikerjakan Sekarang	Kebutuhan unit operasional harian
		kegiatan-kegiatan yang telh ditunda, misal :
		a. Kebutuhan staf
		b. Kebutuhan peralatan
		c. Rapat

 

2.7     Teknik menyusun pengelolaan waktu

a.    Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Kita, percakapan, dan kegiatan yang harus Kita lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Kita untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Kita selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Kita akan berlalu. Kita akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Kita luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Kita buang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.

b.    Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Kita harus ada jangka waktunya. List pekerjaan Kita akan bertambah sangat banyak jika Kita mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan. Buatlah jadwal untuk diri Kita sendiri dimana Kita bisa meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang produktif bagi diri Kita. Lakukanlah hal ini secara disiplin.

c.    Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Kita miliki untuk menghasilkan hal yang produktif.

d.    Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Kita miliki.

e.    Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Kita. Jangan memulai aktivitas Kita sebelum Kita selesai merencanakannya. Saat yang paling penting dalam hari Kita adalah saat dimana Kita merencanakannya.

f.     Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus Kita datangi dan Kita ambil. Ini akan membantu Kita memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Kita merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah aktivitas atau keputusan yang Kita ambil untuk menentukan apakah target yang Kita tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak.

g.    Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Kita benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.

h.    Berlatihlah untuk tidak mengangkat semua telepon yang masuk, atau mengecek e-mail yang masuk hanya karena handphone Kita berdering. Matikanlah koneksi telepon Kita. Jangan berikan perhatian Kita secara mudah kepada orang lain kecuali hal itu benar-benar krusial dalam bisnis Kita. Jika hal itu benar-benar menentukan bisnis Kita kedepannya, Kita malah harus menyediakan jadwal khusus untuk meladeninya.

i.      Blokirlah semua hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti Facebook dan sosial media yang lain.

j.     Ingatlah bahwa mustahil untuk menyelesaikan semuanya. Dan ingatlah bahwa hal yang baik adalah membuat dua puluh persen kegiatan Kita menghasilkan delapan puluh persen dari hasil kita.

2.8     Mengevaluasi penggunaan waktu

Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:

a.    Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?

b.    Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?

c.    Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?

d.    Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat kuliah dan pulang kembali ke rumah?

e.    Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?

f.     Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?

g.    Berapa  jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social Responsibility)?

          Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu,  kita dapat mengenali bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal mana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu lama, ngobrol yang tak perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan porsinya (misalnya membaca Quran, mempelajari teknik-teknik baru untuk memudahkan penyelesaian tugas).

 

BAB III

PENUTUP

3.1     Kesimpulan

Dengan adanya manajemen waktu, penyelesaian pekerjaan menjadi efektif dan efisien. Kita dapat menyelesaikan pekejaan dengan waktu sebagai patokan. Waktu yang singkat dapat meningkatkan motivasi kerja agar cepat selesai tepat waktu atau sebelum waktu tempo. Kita dapat membuat manajemen waktu dengan menjadwalkan rencana-rencana yang akan kita lakukan dengan memikirkan skala prioritas yang harus dikerjakan lebih dulu.

3.2     Saran

Disarankan kepada pembaca agar dapat melakukan apa yang harus dilakukan dan menghindari apa yang harus dihindari dari isi pada makalah “Manajemen Waktu” ini.