Otomatisasi Perkantoran Administrasi Perkantoran Kelas XI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

 

1.2     Rumusan Masalah

1.2.1 Apa yang dimaksud dengan otomatisasi perkantoran?

1.2.2 Apa tujuan adanya otomatisasi perkantoran?

1.2.3 Apa saja manfaat otomatisasi perkantoran?

1.2.4 Apa saja dampak otomatisasi perkantoran?

1.2.5 Apa saja factor yang mempengaruhi otomatisasi perkantoran?

1.2.6 Siapa saja pengguna otomatisasi atau aplikasi kantor?

1.2.7 Apa saja jenis – jenis aplikasi kantor?

1.3     Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui tujuan otomatisasi perkantoran

          1.3.2 Untuk mengetahui apa saja yang masuk ke dalam aplikasi perkantoran

1.4     Metodologi Penulisan

Metode yang digunakan dalam membuat makalah ini adalah dengan mencari informasi di buku dan internet yang berhubungan dengan judul makalah ini.

1.5     Manfaat Penulisan

Dengan membaca Makalah “Otomatisasi Administrasi Perkantoran” ini, diharapkan pembaca dapat menjalankan atau melakukan dengan baik penggunaan aplikasi kantor yang tersedia.

 

1.6     Sistematika Penulisan

Rancangan sistematika makalah ini terdiri atas beberapa bab yang kami rinci sebagai berikut.

BAB I  : PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, rumusan penulisan, tujuan penulisan,

metodologi penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB II : PEMBAHASAN

Berisi tentang hal – hal yang berhubungan dengan otomatisasi perkantoran.

BAB III         : PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan isi makalah dan saran

yang kami berikan untuk pembaca makalah ini.

  

BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Pengertian Otomatisasi Perkantoran

          Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.

2.2     Tujuan Otomatisasi Perkantoran

a.    Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

b.    Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

c.    Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

d.    Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

e.    Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

 

2.3     Manfaat Otomatisasi Perkantoran

          Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik

2.4     Dampak Otomatisasi Perkantoran

a.    Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

1)    Angkatan Kerja Wanita

Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.

2)    Pekerja Profesional dan Teknis

 Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.

3)    Manajer dan Administrator

Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

4)    Pegawai Administrasi

Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.

b.    Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.

Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

c.    Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

d.    Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

 

2.5     Faktor yang Mempengaruhi Otomatisasi Perkantoran

          Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :

a.    Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

b.    Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

c.    Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan 

2.6     Pengguna Otomatisasi Perkantoran

          Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

a.    Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

b.    Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

c.    Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

d.    Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

2.7     Jenis – Jenis Aplikasi Perkantoran

a.    Word processing ialah dokumen yang di ketik kemudian di cetak

b.    E-mail (Electronic mail) untuk mengirim pesan

c.    Voice mai ialah hampir sama dan serupa dengan e-mail tetapi biasanya cenderung untuk mengirim pesan suara.

d.    Electronic Calendaring untuk menentukan atau membuat jadwal acara.

e.    Audio Conferencing yang biasanya berhubungann dengan audio

f.     Video conferencing ialah signal video dan audio

g.    Computer conferencing merupakan sebuah jaringan computer

h.    Facsimilie transmission ialah fax

i.      Videotext berupa materi tekstual

j.     Image storage and Revrieval ialah dokumen volume besar

k.    Dekstop publishing ialah pembuatan output cetak

  

BAB III

PENUTUP

3.1     Kesimpulan

          Dampak otomatisasi perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.

3.2       Saran

Disarankan kepada pembaca agar dapat menjaga aplikasi kantor yang tersedia di kantor dan menguunakannya dengan baik.